轻松做好数据填报管理

团队经常会遇到需要向下收集和上报数据的情况,此数据填报系统支持多层级下发填报任务和多层级审批上报等多场景填报功能,可以帮助团队快速准确高效的完成数据填报工作。
注:数据填报模块需购买企业版及以上版本
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如何做好数据填报管理 ?

1.发布填报任务

发布填报任务前,首先需要创建数据表。
[ Step 1 ]从左侧导航栏「填报」中打开「我发布的」
[ Step 2 ]点击右上角蓝色「新建」按钮,如果还没有可用的数据表,选择「新建数据表」,输入「标题」后点击确定按钮进入「表格设计」页面
[ Step 3 ]表格设计完成后,点击右上角的「协作共享」,选择一种填报模式「共享表格」或「共享表单」
[ Step 4 ]可以选择修改填报标题,点击「选择共享人」,勾选「指定共享人」后打开从下方「选择团队」,从组织机构中勾选需要的填报人员并确定(如果还没有设置人员帐号,请点击右上角头像,在企业设置中设置),最后保存设置窗口。
[ Setp 5 ]点击左上角的「返回箭头」就可以看到已经创建好的数据填报任务。

2.多层级下发

当需要向两级以上人员发布任务时,可以选择层层下发的方式来完成数据填报。如果不希望下一级再次转发,可以在「其他设置」中取消「允许转发」的勾选。

例如:发布人「zlones」将任务发送给「张三」,同时勾选「允许转发」,当「张三」收到填报任务后选择下发给「李四」并取消勾选「允许转发」,这时「李四」收到填报任务后只能「填报」而不能下发。

3.多层级上报

通过多层级下发后,从下向上层层上报,最终完成全部据数填报。在「待填报的」某个任务中点击「填报」按钮,填报完成点击「上报」按钮完成填报任务上报,如果是中间审核人「下发」给了下一级并且下一级也已经上报时,需要点击「上报」按钮来完成数据审核与整体数据的上报。

4.退回已上报的任务

发布人或中间审核人在审核时发现下一级上报的数据有问题时,可以通过点击「 审核」(发布人在「我发布的」- 任务「审核」按钮)或「上报」(中间审核人在「待填报的」- 任务「上报」按钮)来完成对某个下一级上报的任务进行「退回」操作,退回时可以选择「附言」来说明退回原因。

5.撤回上报后的任务

当「待填报的」中某个任务上报后,可以到「已上报的」中找到该任务并选择「撤回上报」,此任务将会回到「待填报的」中。在上一级已经查看了你上报的数据时,该任务不允许撤回。如果此时仍需要撤回,可以通过上一级帮你「退回」。

6.催报

当需要查看上报情况时,可以在「我发布的」某个「填报任务」中,找到「查看人数」或「上报人数」来了解上报情况,此时,可以对一个或多个人「催报」。也可以直接在「填报任务」中点击「催报」按钮来对所有未上报的人催报。催报时可以选择站内、邮件、短信、电话、微信等通知方式,其中「邮件」通知需要被通知人帐号填写了邮箱,「短信」和「电话」通知需要联系客服付费开通,「微信」通知需要被通知人关注「深表公众号」。

7.定时发布

我们可以为需要「固定填报」的任务设置「定时发布」,这样就无需每次手动发布相同的填报任务。
[ 定时设置 ]
执行日期:可以按照指定日期、每天、每周、每月来周期性发布。
限制时段:是指填报任务需要在设定的时段内完成填报,未到该时段或已过该时段都不能填报。可以和「执行日期」组合配置。

定时发布设置

非设定的填报时段内,不能填报

8.数据复用(表格填报的快速填充能力)

当填报人每天或周期性填写相同的填报任务时,可以选择某一次的历史填报数据复用到本次填报中,数据可以根据实际情况调整后上报。

9.审核并结束填报任务

当填报任务结束或者已经到截止日期时,可以在「我发布的」中找到该填报任务后,点击「审核」按钮,确认已经上报的数据没有问题后,点击「确认审核并结束填报」按钮结束该填报任务。结束后未填报的人员将无法继续填报,同时,该任务也不会在未填报人员「待填报的」中显示。如果希望「恢复填报」,可以点击填报任务的「已审核」按钮,并在页面底部点击「撤销审核」按钮来恢复填报。

10.归档

发布的填报任务结束后,如果在「我发布的」任务中不希望将「结束的任务」和「正在进行中的任务」混在一起,可以通过「归档」按钮把已经结束的任务统一放到「已归档的」。当某个填报任务需要从「已归档的」中恢复填报时,也可以点击「撤销归档」按钮,将任务移回「我发布的」中。